Como este trabalho será realizado para os seus clientes, a primeira coisa a fazer é criá-los no sistema.
Como criar um Cliente
Na interface de gestão, expanda as Ordens de venda no menu lateral.
Selecione Clients (Clientes) e, em seguida, +Add Client (+Adicionar cliente).
O Código e o Nome de um Cliente são campos obrigatórios, e também pode inserir o seu NIF e dados de contacto. Prima Save Client (Guardar cliente) para adicioná-lo à sua lista.
Como criar ordens de venda
Com os Clientes definidos, já pode criar as Ordens de venda que estes lhe encomendaram. Uma ordem de venda agrupa os produtos que a sua empresa terá de enviar aos seus clientes, mesmo que envolva várias expedições.
Aceda à página principal Ordem de venda no menu lateral e, em seguida, +Add Sales Order (+Adicionar ordem de venda).
Comece com um Código para a Ordem de venda.
Selecione o cliente que acabou de ser configurado. As opções de endereço de faturação dependem do que definiu para o cliente individual.
Na linha Shipping (Expedição), selecione a data final, que é a data em que o produto deve ser entregue, e a data do pedido, que é a data em que o cliente solicitou o produto pela primeira vez.
Selecione o produto a expedir e a quantidade solicitada para este produto.
Nota: se pretende enviar vários produtos ao seu cliente na mesma expedição, o que significa que estes terão a mesma data final e data do pedido, pode selecionar +Add Product (+Adicionar produto).
Se pretende enviar produtos para o cliente em datas diferentes, tem de selecionar +Add New Shipping (+Adicionar nova expedição).
Na parte superior direita do ecrã, encontrará a secção de notificações. Quando uma Ordem de venda ou Expedição sofre uma alteração de estado, é automaticamente criada uma notificação. Se selecionar Send (Enviar), será enviado um e-mail ao cliente, utilizando o endereço de e-mail fornecido predefinido, para notificar o cliente acerca da alteração. Este e-mail incluirá uma ligação que permite que verificar em tempo real o estado da entrega da ordem.
Após terminar de criar a sua ordem de venda, pode selecionar "Save Sales Order" (Guardar ordem de venda) ou "Save and Create Production Orders" (Guardar e criar ordens de produção)", o que também criará uma ordem de produção com base nas informações da ordem de venda.
Como criar fornecedores e Ordens de compra
Além das Ordens de venda para clientes, também solicitará matérias-primas e peças aos seus próprios fornecedores. Estes podem ser configurados no sistema em Purchase Orders (Ordens de compra).
Aceda à página principal Purchase Orders (Ordens de compra) no menu lateral, selecione Suppliers (Fornecedores) e, em seguida, +Add Supplier (+Adicionar fornecedor).
No formulário Create Supplier (Criar fornecedor), tem de definir o Código e o Nome.
Também tem a opção de preencher o NIF, as informações de contacto e a Data de validade. Isto pode ser utilizado se houver uma data após a qual não pretende utilizar o fornecedor ou será necessário confirmar que ainda pode utilizá-lo.
Também é possível importar uma lista de fornecedores em vez de criá-los todos manualmente. Para isso, selecione "Import" (Importar) e Import Suppliers (Importar fornecedores) na página principal Suppliers (Fornecedores). A partir daqui, pode optar por transferir um modelo do Excel ou CSV com o formato correto para a lista. Depois de pronto, carregue-o selecionando "Choose File" (Escolher ficheiro).
Nota: este método também serve para importar clientes.
Com os fornecedores agora definidos, pode criar Ordens de compra, que são documentos utilizados para controlar compras de material.
Aceda à página principal Ordens de compra no menu lateral e selecione +Add Purchase Order (+Adicionar ordem de compra).
Code (Código), Product (Produto) e Quantity Ordered (Quantidade pedida) são os campos obrigatórios aqui.
Também pode definir outras informações, como o seu fornecedor.
Na parte inferior da página, pode adicionar notas internas, a partir do separador Notes (Notas), External Notes (Notas externas) e Files (Ficheiros) à ordem de compra. Apenas serão mostradas as Notas externas quando a Ordem de compra for impressa, o que pode ser feito utilizando "Print" (Imprimir) na parte inferior da página. Uma vez guardada a Ordem de compra, pode visualizar a lista, que é mostrada como Open (Aberta), Closed (Fechada) ou Archived (Arquivada), mudando a vista através das opções na parte superior da lista. As Ordens de compra abertas podem ser definidas como Ativas ou Inativas, e apenas as que estiverem Abertas e Ativas aparecerão na aplicação móvel a receber.
Agora terá tudo o que necessita configurado na interface de gestão, para que os trabalhadores da fábrica até ao piso superior interajam com o Fusion Operations e acompanhem os seus dados básicos de produção e fabrico.
Nos vídeos a seguir, explicaremos a utilização de algumas das funcionalidades mais avançadas disponíveis.