Neste artigo, encontrará vídeos e uma explicação detalhada sobre como criar Clientes e Ordens de venda, bem como Fornecedores e Ordens de compra.
Ordens de venda e clientes
Como este trabalho será realizado para os seus clientes, a primeira coisa a fazer é criá-los no sistema.
Como criar um Cliente
Na interface de gestão, expanda as Ordens de venda no menu lateral.
Selecione Clients (Clientes) e, em seguida, +Add Client (+Adicionar cliente).
O Código e o Nome de um Cliente são campos obrigatórios, e também pode inserir o seu NIF e dados de contacto. Prima Save Client (Guardar cliente) para adicioná-lo à sua lista.
Como criar ordens de venda
Com os Clientes definidos, já pode criar as Ordens de venda que estes lhe encomendaram. Uma ordem de venda agrupa os produtos que a sua empresa terá de enviar aos seus clientes, mesmo que envolva várias expedições.
Aceda à página principal Ordem de venda no menu lateral e, em seguida, +Add Sales Order (+Adicionar ordem de venda).
Comece com um Código para a Ordem de venda.
Selecione o cliente que acabou de ser configurado. As opções de endereço de faturação dependem do que definiu para o cliente individual.
Na linha Shipping (Expedição), selecione a data final, que é a data em que o produto deve ser entregue, e a data do pedido, que é a data em que a expedição foi efetuada pelo cliente.
Selecione o produto a expedir e a quantidade solicitada para este produto.
Nota: se pretende enviar vários produtos ao seu cliente na mesma expedição, o que significa que estes terão a mesma data final e data do pedido, pode selecionar +Add Product (+Adicionar produto).
Se pretende enviar produtos para o cliente em datas diferentes, tem de selecionar +Add New Shipping (+Adicionar nova expedição).
Na parte superior direita do ecrã, encontrará a secção de notificações. Quando uma Ordem de venda ou Expedição sofre uma alteração de estado, é automaticamente criada uma notificação. Se selecionar Send (Enviar), será enviado um e-mail ao cliente, utilizando o endereço de e-mail fornecido predefinido, para notificar o cliente acerca da alteração. Este e-mail incluirá uma ligação que permite que verificar em tempo real o estado da entrega da ordem.
Após terminar de criar a sua ordem de venda, pode selecionar "Save Sales Order" (Guardar ordem de venda) ou "Save and Create Production Orders" (Guardar e criar ordens de produção)", o que também criará uma ordem de produção com base nas informações da ordem de venda.
Fornecedores e Ordens de compra
Além das Ordens de venda para clientes, também solicitará matérias-primas e peças aos seus próprios fornecedores. Estes podem ser configurados no sistema em Purchase Orders (Ordens de compra).
Como criar um fornecedor
Aceda à página principal Purchase Orders (Ordens de compra) no menu lateral, selecione Suppliers (Fornecedores) e, em seguida, +Add Supplier (+Adicionar fornecedor).
No formulário Create Supplier (Criar fornecedor), tem de definir o Código e o Nome.
Também tem a opção de preencher o NIF, as informações de contacto e a Data de validade. Isto pode ser utilizado se houver uma data após a qual não pretende utilizar o fornecedor ou será necessário confirmar que ainda pode utilizá-lo.
Também é possível importar uma lista de fornecedores em vez de criá-los todos manualmente. Para isso, selecione "Import" (Importar) e Import Suppliers (Importar fornecedores) na página principal Suppliers (Fornecedores). A partir daqui, pode optar por transferir um modelo do Excel ou CSV com o formato correto para a lista. Depois de pronto, carregue-o selecionando "Choose File" (Escolher ficheiro).
Nota: este método também serve para importar clientes.
Com os fornecedores agora definidos, pode criar Ordens de compra, que são documentos utilizados para controlar compras de material.
Como criar uma ordem de compra
Aceda à página principal Ordens de compra no menu lateral e selecione +Add Purchase Order (+Adicionar ordem de compra).
Code (Código), Product (Produto) e Quantity Ordered (Quantidade pedida) são os campos obrigatórios aqui.
Também pode definir outras informações, como o seu fornecedor.
No campo Advanced (Avançado) da página, pode adicionar notas internas, a partir do separador Notes (Notas), External Notes (Notas externas) e Files (Ficheiros) à ordem de compra. Apenas serão mostradas as Notas externas quando a Ordem de compra for impressa, o que pode ser feito utilizando "Print" (Imprimir) na parte inferior da página. Uma vez guardada a Ordem de compra, pode visualizar a lista, que é mostrada como Open (Aberta), Closed (Fechada) ou Archived (Arquivada), mudando a vista através das opções na parte superior da lista. As Ordens de compra abertas podem ser definidas como "Activate in tablet" (Ativar no tablet) ou "Remove from tablet" (Remover do tablet), e apenas as que estiverem abertas e ativadas no tablet aparecerão na aplicação móvel a receber.
Agora terá tudo o que necessita configurado na interface de gestão, para que os trabalhadores da fábrica até ao piso superior interajam com o Fusion Operations e acompanhem os seus dados básicos de produção e fabrico.
Nos vídeos a seguir, explicaremos a utilização de algumas das funcionalidades mais avançadas disponíveis.