O Autodesk Fusion Operations permite a integração com o Quickbooks online e desktop. Estas integrações são ligações entre as duas aplicações que funcionam em conjunto para partilhar informações entre si. Neste artigo, pode ver os fluxos de dados e acionadores que estão disponíveis.

Para aceder à integração, entre em contacto com o seu gestor de conta/equipa de suporte.

Se ainda não tiver configurado o QuickBooks Desktop no Fusion Operations, existem cinco passos que tem de realizar antes de continuar com a sua configuração. Após selecionar a integração do QBD, como descrito no parágrafo anterior, reveja cuidadosamente as instruções de configuração fornecidas abaixo.

1. Instalar o Agent

Primeiro, tem de selecionar a ligação realçada e continuar com a instalação do Fusion Operations QuickBooks Agent (também designado por Autofy).

2. Token

Após a instalação ser concluída com êxito, tem de gerar um novo token clicando no botão "GENERATE TOKEN" (GERAR TOKEN). Em seguida, realize os três passos indicados na imagem abaixo.

3. Testar ligação

Para garantir que a comunicação entre o Fusion Operations e o Agent funciona corretamente, selecione o botão "TEST CONNECTION" (TESTAR LIGAÇÃO).

4. Autorizar

Para fornecer acesso às informações no QuickBooks Desktop/Enterprise para o Fusion Operations QuickBooks Agent, prima o botão "REQUEST ACCESS" (SOLICITAR ACESSO).

Na aplicação QuickBooks Desktop/Enterprise, deverá abrir-se a janela da imagem abaixo. Deve escolher a opção final, conforme ilustrado na imagem.

5. Confirmar

Em última análise, é essencial verificar se o Fusion Operations possui a capacidade de recuperar e enviar dados no QuickBooks Desktop/Enterprise. Para isso, selecione o botão "TEST ACCESS" (TESTAR O ACESSO).

Abaixo são apresentadas as opções possíveis para configurar as informações que fluem do Fusion Operations para o Quickbooks Desktop.

A integração pode ser definida como manual e/ou automática. De qualquer forma, pode sempre acionar o fluxo de informações através de um botão para a entidade ser enviada para o QBD. Este botão é apresentado nas entidades Fusion Operations correspondentes (como ilustrado abaixo, para ordens de venda).

O fluxo oposto também é possível. Abaixo são apresentadas as opções para configurar as informações que fluem do Quickbooks Desktop para o Fusion Operations.

As opções acima podem ser definidas automaticamente ou não. Se o comportamento automático for selecionado, as entidades selecionadas serão sincronizadas a cada 30 minutos. Se o comportamento não for definido como automático, os utilizadores têm de utilizar a opção "Retrieve Orders" (Recuperar ordens), à frente de cada opção.

Esta funcionalidade aciona a sincronização nas opções selecionadas para ordens que foram modificadas/criadas após a data especificada. Todas as ordens, além das canceladas, são recuperadas pela integração.

Estas duas opções são utilizadas para definir um intervalo de tempo específico para as ordens, para sincronizar do QBD para o Fusion Operations. A opção automática tem de estar ativa para que a sincronização ocorra.

Ao criar entradas de folha de ponto no QBD utilizando os dados do Fusion Operations, existem algumas configurações a realizar. Para aceder às mesmas, selecione no campo avançado.

Utilizado para determinar como preencher o cliente:trabalho no QBD caso não seja encontrado.

Utilizado para preencher o item de serviço no QBD.

Utilizado para preencher o item de folha de pagamento no QBD.

Utilizado para criar funcionários se estes não forem encontrados no QBD. Quando os funcionários são criados, terão o nome do funcionário no QBD preenchido com o nome do trabalhador no Fusion Operations.

Utilizado para criar o trabalho do cliente se não existir no QBD. Será criado de acordo com a opção selecionada em "Customer:Job" (Cliente:Trabalho).

Define as entradas de hora como faturáveis ao criar entradas de folha de ponto no QBD, permitindo gerar cheques de pagamento do trabalhador.

A sincronização de inventário permite-lhe enviar o inventário do Fusion Operations para o QBD. O acionador de informações só pode ser manual.

Quantidade a ser enviada = Quantidade em stock - Quantidade em ordens

Onde Quantidade em ordens = Quantidade não expedida em ordens de venda abertas/fechadas que podem ser cumpridas (estas ordens não foram arquivadas ou o ASN não foi enviado).

Ao enviar o inventário do Fusion Operations para o QBD, as opções abaixo são apresentadas. A explicação é fornecida abaixo.

Campo obrigatório. Representa a conta no plano de contas para monitorizar os seus ajustes. Esta será a conta de ajuste para a qual todas as alterações de inventário serão efetuadas.

Comentário que será adicionado nos registos de ajuste de inventário. Pode utilizar esta opção para identificar os ajustes efetuados pelo Autodesk Fusion Operations.

Esta opção permite-lhe definir uma regra sobre os produtos que devem ter o inventário ajustado no QBD. Para configurar, entre em contacto com a equipa de apoio técnico.

Se ativado, este será o nome do campo personalizado do produto cujo valor será utilizado para corresponder ao nome do item do QBD, em vez do código de produto do Fusion Operations.

Permite criar produtos em falta na entidade final do Quickbooks Desktop para ordens de compra. Se precisar de ajuda para saber o seu ID da conta de receita, entre em contacto connosco. O Nome Completo da Conta de Receita tem de ser preenchido com o nome completo da conta no QBD.

Utilizado para preencher a descrição do item na entidade final do QBD. Se a opção "product name" (nome do produto) estiver selecionada, também poderá ser utilizada para preencher o nome do produto do Fusion Operations, se o produto não existir do lado do Fusion Operations (os produtos serão sempre criados no Fusion Operations).

Utilizado para definir se o número do documento na entidade final do QBD migra da entidade do Fusion Operations ou se é um número sequencial (gerado pelo QBD).

Utilizado para preencher o nome do cliente na entidade final do QBD. A opção "QB Customer Custom Field" (Campo personalizado de cliente do QB) pode ser definida na página de integração do mercado, campo "Quickbooks Customer" (Cliente QuickBooks).

Utilizado para preencher a data de criação do documento na entidade final do QBD.

Utilizado para preencher a data de expedição do documento na entidade final do QBD.

Utilizado para migrar o campo personalizado na entidade inicial do QBD para a entidade final do Fusion Operations.

Utilizado para impedir que a categoria de produto no QuickBooks migre para o código de produto no Fusion Operations quando os produtos são criados no Fusion Operations.

É utilizado para transferir dados de Campos personalizados do Fusion Operations para os Campos personalizados correspondentes do QBD. Para possibilitar esta transferência, é necessário ter a opção "Save Fusion Operations Entity Code to Quickbooks Custom Field" (Guardar código de entidade do Fusion Operations no campo personalizado do Quickbooks) selecionada e identificar o nome do campo personalizado no QBD (QuickBook Custom Field 1) e o correspondente no Fusion Operations (Fusion Operations Custom Field 1). É importante observar que os nomes de campo distinguem maiúsculas de minúsculas.

Esta opção é permitida nos seguintes fluxos: Ordem de venda para Ordem de venda, Ordem de compra para Ordem de compra, Receção para Conta e Expedição para Fatura.

1. O que acontece se, após o envio de uma ordem de venda do QBD para o Fusion Operations, essa mesma ordem de venda for atualizada do lado do QBD?

Nestes casos, as informações não serão atualizadas no Fusion Operations. A atualização tem de ser efetuada manualmente.

2. Como posso criar várias expedições para a mesma ordem de venda no Fusion Operations?

A criação de várias expedições numa ordem de venda não é suportada.

3. É possível criar produtos ao enviar informações do Fusion Operations para o QBD e vice-versa?

A criação de produtos apenas está disponível ao enviar informações do Quickbooks para o Fusion Operations. Ao utilizar as ações Ordem de compra (QBD), cria Ordem de compra (Fusion Operations), Orçamento cria Ordem de venda e Fatura cria Ordem de venda, pode ignorar os nomes de categoria de produto.

Se o produto no Fusion Operations não existir no QBD, a ação não terá efeito.

4. Se pretender alterar a sincronização para QBD para outro computador, o que tenho de fazer?

Deve entrar em contacto connosco para desativar a configuração do QBD existente, gerar um novo token e, em seguida, configurar o QBD no novo computador.

5. Posso utilizar a integração se a minha empresa estiver fora dos EUA?

Pode utilizar a integração do QBD se a sua empresa estiver localizada fora dos EUA para enviar informações do QBD para o Fusion Operations. Se pretender enviar dados do Fusion Operations para o QBD, não poderá fazê-lo.

6. Posso transferir quantidades parciais em expedições (faturas) e receções (contas) de encomendas e ordens de compra, de forma correspondente?

Não. A criação de faturas e contas parciais não é suportada atualmente. Sempre que uma fatura ou conta é criada, incluirá sempre a quantidade solicitada na ordem de venda ou na ordem de compra correspondente.

7. Quando envio uma encomenda no Fusion Operations, a ordem de produção e a encomenda são fechadas no Fusion Operations, mas permanecem como uma encomenda aberta no QuickBooks Desktop.

Existe alguma opção que permita que uma encomenda seja automaticamente fechada (do lado do QBD) quando é criada uma fatura a partir de uma expedição?

Quando uma encomenda tiver sido totalmente faturada, quando cada linha tiver sido faturada para a quantidade total, o botão "Mark as Closed" (Marcar como fechado) fica desativado porque um clique neste botão não teria efeito.
A finalidade do botão Mark as Closed (Marcar como fechado) é forçar a passagem de uma encomenda não faturada ou parcialmente faturada para o estado fechado. Tudo o que parece fazer é adicionar uma marca de seleção a cada linha da encomenda que ainda não tenha uma. Após fazê-lo, a etiqueta do botão muda para Mark it as Open (Marcar como aberto), o que reverte o procedimento. No entanto, estas ações apenas se aplicam a itens de linha não faturados ou parcialmente faturados na encomenda. As marcas de seleção permanecem inalteradas em itens de linha totalmente faturados.

Se ainda tiver dúvidas após ler este artigo, entre em contacto connosco através do chat em direto ou com o seu CSM.

Precisa de ajuda? Peça a um especialista do Fusion Operations para entrar em contacto consigo aqui.