O Autodesk Fusion Operations permite a integração com o QuickBooks Online e o QuickBooks Desktop. Essas integrações são conexões entre os dois aplicativos que funcionam em conjunto para compartilhar informações entre eles. Neste artigo, você pode ver quais fluxos de dados e acionadores estão disponíveis.

Para acessar a integração, entre em contato com seu gerente de conta/equipe de suporte.

Se você ainda não configurou o QuickBooks Desktop no Fusion Operations, há cinco etapas que devem ser seguidas antes de dar prosseguimento à configuração. Depois de selecionar a integração com o QBD, como descrito no parágrafo anterior, revise cuidadosamente as instruções de configuração fornecidas a seguir.

1. Instalar agente

Primeiro, selecione o link realçado e continue com a instalação do Fusion Operations QuickBooks Agent (também conhecido como Autofy).

2. Token

Uma vez concluída a instalação, você deve gerar um novo token clicando no botão "GERAR TOKEN". Siga as três etapas apresentadas na imagem abaixo.

3. Testar conexão

Para verificar se a comunicação entre o Fusion Operations e o Agent está funcionando corretamente, selecione o botão "TESTAR CONEXÃO".

4. Autorizar

Para conceder acesso do Fusion Operations QuickBooks Agent às informações disponíveis no QuickBooks Desktop/Enterprise, use o botão "SOLICITAR ACESSO".

A janela na imagem abaixo deverá ser aberta no aplicativo QuickBooks Desktop/Enterprise. Escolha a opção final, como ilustrado na imagem.

5. Confirmar

Por último, é essencial verificar se o Fusion Operations consegue recuperar e enviar dados no QuickBooks Desktop/Enterprise. Para isso, selecione o botão "TESTAR ACESSO".

Veja a seguir as possíveis opções para configurar o fluxo de informações do Fusion Operations para o QuickBooks Desktop.

A integração pode ser definida como manual e/ou automática. De qualquer forma, sempre é possível acionar o fluxo de informações por meio de um botão para que a entidade seja enviada para o QBD. Esse botão é exibido nas entidades Fusion Operations correspondentes (como exibido abaixo, para pedidos de vendas).

O fluxo oposto também é possível. Veja a seguir as opções para configurar o fluxo de informações do QuickBooks Desktop para o Fusion Operations.

As opções acima podem ser definidas automaticamente ou não. Se o comportamento automático estiver selecionado, as entidades escolhidas serão sincronizadas a cada 30 minutos. Se o comportamento não estiver definido como automático, os usuários precisarão usar a opção "Recuperar pedidos" na frente de cada opção.

Esse recurso aciona a sincronização nas opções selecionadas para pedidos que tenham sido modificados/criados após a data especificada. Todos os pedidos, tirando os cancelados, serão recuperados pela integração.

Estas duas opções são usadas para definir um intervalo de tempo específico para a sincronização de pedidos do QBD para o Fusion Operations. A opção automática precisa estar ativa para que a sincronização ocorra.

Há algumas configurações possíveis ao criar entradas de folha de ponto no QBD usando dados do Fusion Operations. Para acessá-las, verifique nos campos avançados.

Serve para determinar como preencher "Cliente:Trabalho" no QBD caso não seja encontrado.

Serve para preencher o item de serviço no QBD.

Serve para preencher o item de folha de pagamento no QBD.

Serve para criar funcionários que não existam no QBD. Quando eles são criados, o nome do funcionário no QBD é preenchido com o nome do funcionário no Fusion Operations.

Serve para criar o trabalho de cliente caso não exista no QBD. Ele será criado de acordo com a opção selecionada em "Cliente:Trabalho".

Define as entradas de tempo como faturáveis ao criar entradas de folha de ponto no QBD, permitindo gerar contracheques dos funcionários.

A sincronização de inventário permite enviar o inventário do Fusion Operations para o QBD. As informações só podem ser acionadas manualmente.

Quantidade a ser enviada = Quantidade em estoque - Quantidade em pedidos

Em que Quantidade em pedidos = Quantidade não entregue em pedidos de venda abertos/fechados que podem ser atendidos (esses pedidos não foram arquivados ou o ASN não foi enviado).

As opções abaixo serão exibidas ao enviar inventário do Fusion Operations para o QBD. Veja a seguir a explicação de cada uma delas.

Campo obrigatório. Representa a conta no plano de contas para acompanhar os ajustes. Será a conta de ajuste em que todas as alterações de inventário serão feitas.

Comentário que será adicionado nos registros de ajuste de inventário. Esta opção pode ser utilizada para identificar os ajustes feitos pelo Autodesk Fusion Operations.

Esta opção permite definir uma regra sobre quais produtos devem ter o inventário ajustado no QBD. Para configurar isso, entre em contato com a equipe de suporte.

Se ativado, este será o nome do campo personalizado do produto cujo valor será usado para coincidir com o nome do item do QBD, em vez do código do produto do Fusion Operations.

Permite criar produtos ausentes na entidade final do QuickBooks Desktop para pedidos de compra. Entre em contato conosco se precisar de ajuda para descobrir a ID da conta de receita. O Nome completo da conta de receita deve ser preenchido com o nome completo da conta no QBD.

Serve para preencher a descrição do item na entidade final do QBD. Se a opção "nome do produto" estiver selecionada, ela também poderá ser usada para preencher o nome do produto do Fusion Operations caso o produto não exista no Fusion Operations (os produtos são sempre criados no Fusion Operations).

Serve para definir se o número do documento na entidade final do QBD migra da entidade do Fusion Operations ou se é um número sequencial (gerado pelo QBD).

Serve para preencher o nome do cliente na entidade final do QBD. A opção "Campo personalizado do cliente do QB" pode ser definida no campo "Cliente do QuickBooks", localizado na página de integração do mercado.

Serve para preencher a data de criação do documento na entidade final do QBD.

Serve para preencher a data de envio do documento na entidade final do QBD.

Serve para migrar o campo personalizado na entidade inicial do QBD para a entidade final do Fusion Operations.

Serve para impedir que a categoria do produto no QuickBooks migre para o código do produto no Fusion Operations quando os produtos forem criados no Fusion Operations.

Serve para transferir dados de campos personalizados no Fusion Operations para os campos personalizados correspondentes no QBD. Para que essa transferência ocorra, é preciso ter selecionado a opção "Salvar código de entidade do Fusion Operations no campo personalizado do QuickBooks" e identificar o nome do campo personalizado no QBD (Campo personalizado do QuickBooks 1) e seu correspondente no Fusion Operations (Campo personalizado do Fusion Operations 1). É importante observar que os nomes de campo diferenciam maiúsculas de minúsculas.

Esta opção é permitida nos seguintes fluxos: Pedido de vendas para Pedido de vendas, Pedido de compra para Pedido de compra, Recebimento para Cobrança e Envio para Fatura.

1. O que acontece se, após o envio de um pedido de vendas do QBD para o Fusion Operations, esse pedido for atualizado no fim do QBD?

Nesse caso, as informações não serão atualizadas no Fusion Operations. A atualização precisará ser feita manualmente.

2. Como criar várias remessas para o mesmo pedido de vendas no Fusion Operations?

A criação de várias remessas em um único pedido de vendas não é compatível.

3. É possível criar produtos ao enviar informações do Fusion Operations para o QBD e vice-versa?

A criação de produtos está disponível somente quando há envio de informações do QuickBooks para o Fusion Operations. Você pode ignorar os nomes de categoria de produtos ao usar as ações Pedido de compra (QBD) cria Pedido de compra (Fusion Operations), Estimativa cria Pedido de vendas e Fatura cria Pedido de vendas.

Se o produto no Fusion Operations não existir no QBD, a ação não funcionará.

4. O que preciso fazer caso queira alterar a sincronização do QBD para outro computador?

Você deve entrar em contato conosco para desconectar a configuração do QBD existente e gerar um novo token. Só então poderá configurar o QBD no novo computador.

5. Posso usar a integração se minha empresa estiver fora dos Estados Unidos?

Caso a sua empresa esteja localizada fora dos EUA, você poderá usar a integração do QBD para enviar informações do QBD para o Fusion Operations. No entanto, não poderá enviar dados do Fusion Operations para o QBD.

6. Posso transferir quantidades parciais em envios (faturas) e recebimentos (cobranças) de pedidos de vendas e pedidos de compra, de forma correspondente?

Não. A criação de faturas e cobranças parciais não é compatível no momento. Sempre que uma fatura ou cobrança é criada, ela contém a quantidade solicitada no pedido de vendas ou de compra correspondente.

7. Quando envio um pedido de vendas no Fusion Operations, o pedido de produção e de vendas é fechado no Fusion Operations, mas permanece como um pedido de vendas aberto no QuickBooks Desktop.

Há uma opção que permite que um pedido de vendas seja automaticamente fechado (no lado do QBD) quando uma fatura é criada a partir de um envio?

Quando um pedido de vendas tiver sido faturado completamente, quando cada linha tiver sido faturada para a quantidade completa, o botão "Marcar como fechado" se tornará desativado porque clicar nele não faria nada.
O objetivo do botão Marcar como fechado é forçar que um Pedido de vendas não faturado ou parcialmente faturado assuma um estado fechado. Tudo o que parece fazer é adicionar uma marca de seleção a cada linha do Pedido de vendas que ainda não tem uma. E, depois de fazer isso, a legenda do botão alterna para Marcar como aberto, o que reverte o procedimento. Mas essas ações se aplicam apenas a itens de linha não faturados ou parcialmente faturados no pedido de vendas. As marcas de seleção permanecem no local para itens de linha totalmente faturados.

Depois de ler este artigo, se você ainda tiver dúvidas, acesse o nosso recurso de bate-papo ao vivo ou fale diretamente com seu CSM.

Precisa de ajuda? Peça para um especialista do Fusion Operations entrar em contato com você aqui.