Comme les clients sont les destinataires de ce travail, la première opération à effectuer est de les créer dans le système.
Création d’un client
Dans l’interface de gestion, développez Commandes client dans le menu latéral.
Sélectionnez Clients, puis + Ajouter un client.
Les champs Code et Nom d’un client sont obligatoires. Vous pouvez également entrer leur numéro de TVA et leurs coordonnées. Appuyez sur Enregistrer le client pour ajouter le client à votre liste.
Création de commandes client
Une fois les clients définis, vous pouvez créer les commandes client qu’ils ont passées auprès de vous. Une commande client regroupe les produits que votre société devra envoyer à vos clients, même si cela nécessite plusieurs expéditions.
Accédez à la page principale Commande client à partir du menu latéral, puis cliquez sur + Ajouter une commande client.
Commencez par créer un code pour la commande client.
Sélectionnez le client qui vient d’être configuré. Les options d’adresse de facturation proviennent de ce que vous avez défini pour chaque client.
Dans la ligne Expédition, sélectionnez la date d’échéance, qui correspond au moment où le produit doit être livré, et la date demandée, qui correspond au moment où le client a effectuée la demandé pour la première fois.
Sélectionnez le produit à expédier et la quantité commandée pour ce produit.
Remarque : si vous souhaitez envoyer plusieurs produits à votre client sous la même expédition (c’est-à-dire avec la même date d’échéance et la même date demandée), vous pouvez sélectionner + Ajouter un produit.
Si vous souhaitez envoyer des produits à votre client à des dates différentes, vous devez + Ajouter une nouvelle expédition.
La section Notifications se trouve dans la partie supérieure droite de l’écran. Lorsqu’une commande client ou une expédition change de statut, une notification est automatiquement créée. Si vous sélectionnez Envoyer, un e-mail est envoyé à votre client, avec l’adresse e-mail par défaut qui lui a été attribuée, pour l’informer de la modification. Cet e-mail contient un lien permettant de vérifier en temps réel le statut de l’expédition de la commande.
Une fois que vous avez créé votre commande client, vous pouvez sélectionner Enregistrer la commande client ou Enregistrer et créer des ordres de production pour créer également un ordre de production en fonction des informations de la commande client.
Création de fournisseurs et de bons de commande
En plus des commandes client, vous commandez également des matières premières et des pièces auprès de vos fournisseurs. Ces commandes peuvent être configurées dans le système dans la fenêtre Bons de commande.
Accédez à la page principale Bons de commande à partir du menu latéral, sélectionnez Fournisseurs, puis + Ajouter un fournisseur.
Dans le formulaire Créer un fournisseur, vous devez définir le code et le nom.
Vous avez également la possibilité de saisir le numéro de TVA, les coordonnées et la date d’expiration. Cette option peut être utilisée s’il existe une date après laquelle vous ne souhaitez plus utiliser le fournisseur ou si vous devez confirmer que vous pouvez toujours l’utiliser.
Il est également possible d’importer une liste de fournisseurs au lieu de les créer manuellement. Pour ce faire, sélectionnez « Importer », puis « Importer les fournisseurs » dans la page principale Fournisseurs. Vous pouvez y télécharger un modèle Excel ou CSV au format approprié pour la liste. Quand vous avez terminé, téléchargez-le à l’aide de l’option « Choisir un fichier ».
Remarque : cette méthode est également disponible pour l’importation de clients.
Une fois vos fournisseurs définis, vous pouvez créer des bons de commande, qui sont des documents utilisés pour contrôler les achats de matières.
Accédez à la page principale Bons de commande à partir du menu latéral, puis sélectionnez + Ajouter un bon de commande.
Les champs Code, Produit et Quantité commandée sont obligatoires.
Vous pouvez également définir d’autres informations, telles que votre fournisseur.
Au bas de la page, vous pouvez ajouter des notes internes, à partir de l’onglet « Notes », des notes externes et des fichiers au bon de commande. Seules les notes externes s’affichent lors de l’impression du bon de commande (qui est effectuée à l’aide de l’option « Imprimer » située au bas de la page). Une fois le bon de commande enregistré, vous pouvez afficher la liste des bons de commande, qui ont le statut Ouvert, Fermé ou Archivé, en changeant d’affichage à l’aide des options situées en haut de la liste. Les bons de commande ouverts peuvent être définis comme actifs ou inactifs, et seuls ceux qui sont à la fois ouverts et actifs s’affichent comme étant à recevoir dans l’application mobile.
Tous les éléments nécessaires sont à présent configurés dans l’interface de gestion. Les opérateurs de l’atelier et des bureaux peuvent ainsi interagir avec Fusion Operations et suivre vos données de production et de fabrication de base.
Dans les vidéos suivantes, nous verrons comment utiliser certaines des fonctionnalités les plus avancées disponibles.