Autodesk Fusion Operations permite la integración con QuickBooks en línea y en el escritorio. Estas integraciones son conexiones entre las dos aplicaciones que trabajan juntas para compartir información. En este artículo, puede ver qué flujos de datos y desencadenadores están disponibles.

Para acceder a la integración, póngase en contacto con su administrador de cuentas o con el equipo de soporte.

Si aún no ha configurado QuickBooks Desktop en Fusion Operations, debe seguir cinco pasos antes de continuar con su configuración. Una vez que haya seleccionado la integración de QBD, como se indica en el párrafo anterior, revise detenidamente las instrucciones de configuración que se proporcionan a continuación.

1. Instalar agente

En primer lugar, debe seleccionar el vínculo resaltado y continuar con la instalación del agente Fusion Operations QuickBooks (también conocido como Autofy).

2. Token

Una vez completada correctamente la instalación, debe generar un nuevo token haciendo clic en el botón "GENERAR TOKEN". A continuación, siga los tres pasos que se proporcionan en la imagen siguiente.

3. Probar la conexión

Para asegurarse de que la comunicación entre Fusion Operations y el agente funciona correctamente, seleccione el botón "PROBAR CONEXIÓN".

4. Autorizar

Para proporcionar acceso a la información de QuickBooks Desktop/Enterprise para el agente Fusion Operations QuickBooks, pulse el botón "SOLICITAR ACCESO".

En la aplicación QuickBooks Desktop/Enterprise, se debe abrir la ventana de la imagen siguiente. Debe elegir la opción final, como se muestra en la imagen.

5. Confirmar

En última instancia, es esencial verificar que Fusion Operations posee la capacidad de recuperar y enviar datos en QuickBooks Desktop/Enterprise. Para ello, seleccione el botón "PROBAR ACCESO".

A continuación se presentan las posibles opciones para configurar la información que fluye de Fusion Operations a QuickBooks Desktop.

La integración se puede definir como manual o automática. De cualquier forma, siempre puede desencadenar el flujo de información mediante un botón para que la entidad se envíe a QBD. Este botón se muestra en las entidades de Fusion Operations correspondientes (como se muestra a continuación, para pedidos de venta).

El flujo opuesto también es posible. A continuación se presentan las opciones para configurar la información que fluye desde QuickBooks Desktop a Fusion Operations.

Las opciones anteriores se pueden definir automáticamente o no. Si se selecciona el comportamiento automático, las entidades seleccionadas se sincronizarán cada 30 minutos. Si el comportamiento no se establece como automático, los usuarios deben utilizar la opción "Recuperar pedidos", delante de cada opción.

Esta función desencadena la sincronización en las opciones seleccionadas para los pedidos que se han modificado o creado después de la fecha especificada. Todos los pedidos, excepto los cancelados, se recuperan mediante la integración.

Estas dos opciones se utilizan para definir un intervalo de tiempo concreto para los pedidos que se van a sincronizar de QBD a Fusion Operations. La opción automática debe estar activa para que se realice la sincronización.

Hay algunas configuraciones posibles para crear entradas de hojas de tiempo en QBD mediante datos de Fusion Operations. Para acceder a ellas, marque el campo avanzado.

Se utiliza para determinar cómo llenar cliente:tarea en QBD en caso de que no se encuentre.

Se utiliza para llenar el artículo de servicio en QBD.

Se utiliza para llenar el artículo de nómina en QBD.

Se utiliza para crear empleados si no se encuentran en QBD. Cuando se crean empleados, estos tendrán el nombre del empleado en QBD llenado con el nombre del trabajador en Fusion Operations.

Se utiliza para crear el trabajo del cliente en caso de que no exista en QBD. Se creará de acuerdo con la opción seleccionada en "Cliente:Tarea".

Establece las entradas de tiempo como facturables al crear entradas de hojas de tiempo en QBD, lo que permite generar nóminas.

La sincronización de inventario permite enviar el inventario de Fusion Operations a QBD. El desencadenador de información solo puede ser manual.

Cantidad que se enviará = Cantidad en existencias - Cantidad en pedidos

Donde Cantidad en pedidos = Cantidad no enviada en pedidos de ventas abiertos/cerrados que se pueden completar (no se han archivado o el ASN no se ha enviado).

Al enviar el inventario de Fusion Operations a QBD, se muestran las opciones siguientes. Su explicación se proporciona a continuación.

Campo obligatorio. Representa la cuenta del gráfico de cuentas para realizar un seguimiento de los ajustes. Será la cuenta de ajuste en la que se realizarán todos los cambios de inventario.

Comentario que se añadirá a los registros de ajuste de inventario. Puede utilizar esta opción para identificar los ajustes realizados por Autodesk Fusion Operations.

Esta opción permite definir una regla sobre los productos que deben tener el inventario ajustado en QBD. Para configurar esta opción, póngase en contacto con el equipo de soporte.

Si se activa, este será el nombre del campo personalizado del producto, cuyo valor se utilizará para que coincida con el nombre del artículo de QBD, en lugar del código de producto de Fusion Operations.

Permite crear productos que faltan en la entidad final de QuickBooks Desktop para los pedidos de compra. Si necesita ayuda para conocer su ID de cuenta de ingresos, póngase en contacto con nosotros. El nombre completo de la cuenta de ingresos debe rellenarse con el nombre completo de la cuenta en QBD.

Se utiliza para llenar la descripción del artículo en la entidad final de QBD. Si se selecciona la opción "nombre del producto", también se puede utilizar para llenar el nombre del producto Fusion Operations si el producto no existe en el lado de Fusion Operations (los productos siempre se crean en Fusion Operations).

Se utiliza para establecer si el número de documento de la entidad final de QBD migra desde la entidad de Fusion Operations o si es un número secuencial (generado por QBD).

Se utiliza para llenar el nombre del cliente en la entidad final de QBD. La opción "Campo personalizado del cliente de QB" se puede definir en la página de integración del mercado, en el campo "Cliente de QuickBooks".

Se utiliza para llenar la fecha de creación del documento en la entidad final de QBD.

Se utiliza para llenar la fecha de envío del documento en la entidad final de QBD.

Se utiliza para migrar el campo personalizado de la entidad de inicio QBD a la entidad final de Fusion Operations.

Se utiliza para evitar que la categoría del producto en QuickBooks se migre al código de producto en Fusion Operations cuando se crean productos en Fusion Operations.

Se utiliza para transferir datos de campos personalizados de Fusion Operations a los campos personalizados correspondientes de QBD. Para que se realice esta transferencia, debe tener seleccionada la opción "Guardar código de entidad de Fusion Operations en campo personalizado de QuickBooks" e identificar el nombre del campo personalizado en QBD (Campo personalizado de QuickBooks 1) y el que corresponde en Fusion Operations (Campo personalizado de Fusion Operations 1). Es importante tener en cuenta que los nombres de campo distinguen entre mayúsculas y minúsculas.

Esta opción está permitida en los siguientes flujos: pedido de venta a pedido de venta, pedido de compra a pedido de compra, recepción a Recibo y envío a Factura.

1. ¿Qué sucede si después de enviar un pedido de venta de QBD a Fusion Operations, ese mismo pedido de venta se actualiza en QBD?

En estos casos, la información no se actualizará en Fusion Operations. La actualización debe realizarse manualmente.

2. ¿Cómo puedo crear varios envíos para el mismo pedido de venta en Fusion Operations?

No se admite la creación de varios envíos en un pedido de venta.

3. ¿Es posible crear productos al enviar información de Fusion Operations a QBD, y viceversa?

La creación de productos solo está disponible cuando se envía información de QuickBooks a Fusion Operations. Al utilizar las acciones Pedido de compra (QBD) crea un pedido de compra (Fusion Operations), Estimación crea un pedido de venta y Factura crea un pedido de venta, se pueden ignorar los nombres de categoría de los productos.

Si el producto de Fusion Operations no existe en QBD, la acción no funcionará.

4. Si deseo cambiar la sincronización de QBD a otro equipo, ¿qué debo hacer?

Debe ponerse en contacto con nosotros para desconectar la configuración de QBD existente, generar un nuevo token y, después, configurar QBD en el nuevo equipo.

5. ¿Puedo utilizar la integración si mi empresa está fuera de los Estados Unidos?

Puede utilizar la integración QBD si su empresa se encuentra fuera de EE. UU. para enviar información de QBD a Fusion Operations. Si desea enviar datos de Fusion Operations a QBD, no podrá hacerlo.

6. ¿Puedo transferir cantidades parciales en envíos (facturas) y recepciones (recibos) de pedidos de venta y pedidos de compra, de manera correspondiente?

No. La creación de facturas y recibos parciales no se admite en este momento. Cada vez que se crea una factura o recibo, siempre contendrá la cantidad pedida en el pedido de venta o de compra correspondiente.

7. Cuando envío un pedido de venta en Fusion Operations, se cierra el pedido de producción y ventas en Fusion Operations, pero permanece como un pedido de venta abierto en QuickBooks Desktop.

¿Existe alguna opción que permita cerrar automáticamente un pedido de venta (en QuickBooks Desktop) cuando se crea una factura a partir de un envío?

Cuando un pedido de venta se ha facturado completamente, es decir, cuando se ha facturado cada fila para la cantidad completa, el botón Marcar como cerrado se desactiva porque no haría nada.
El botón Marcar como cerrado sirve para forzar el cambio de estado a Cerrado de un pedido de venta no facturado o parcialmente facturado. Añade una marca de verificación a cada fila del pedido de venta que aún no tiene una. A continuación, la etiqueta del botón cambia a Marcar como abierto, lo que invierte el procedimiento. Sin embargo, estas acciones solo se aplican a los artículos de línea sin factura o parcialmente facturados en el pedido de venta. Las marcas de verificación se mantienen en el caso de los artículos de línea facturados en su totalidad.

Si después de leer este artículo sigue teniendo dudas, puede ponerse en contacto con nosotros a través de nuestra función de chat en vivo o a través de su CSM.

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