In Autodesk Fusion Operations, è possibile eseguire l'integrazione con i QuickBooks online e desktop. Queste integrazioni sono connessioni tra le due applicazioni che collaborano per condividere le informazioni. In questo articolo, è possibile vedere i flussi di dati e i trigger disponibili.

Per accedere all'integrazione, contattare il proprio account manager/team di supporto.

Se non si è ancora configurato QuickBooks Desktop in Fusion Operations, è necessario eseguire cinque passaggi prima di procedere con la configurazione. Dopo aver selezionato l'integrazione QBD, come indicato nel paragrafo precedente, leggere attentamente le istruzioni di configurazione riportate qui sotto.

1. Installare l'agente

È necessario innanzitutto selezionare il collegamento evidenziato e procedere con l'installazione di Fusion Operations QuickBooks Agent (noto anche come Autofy).

2. Token

Una volta completata l'installazione, è necessario generare un nuovo token facendo clic sul pulsante "GENERA TOKEN". Quindi, seguire i tre passaggi descritti nell'immagine di sotto.

3. Test della connessione

Per garantire che la comunicazione tra Fusion Operations e l'agente funzioni correttamente, selezionare il pulsante "TESTA CONNESSINONE".

4. Autorizzazione

Per fornire l'accesso alle informazioni contenute in QuickBooks Desktop/Enterprise per Fusion Operations QuickBooks Agent, premere il pulsante "RICHIEDI ACCESSO".

Nell'applicazione Desktop/Enterprise QuickBooks, viene aperta la finestra riportata nell'immagine di sotto. Scegliere l'ultima opzione, come illustrato nell'immagine.

5. Conferma

Infine, verificare che in Fusion Operations sia possibile recuperare e inviare i dati all'interno di QuickBooks Desktop/Enterprise. Per fare ciò, selezionare il pulsante "TESTA ACCESSO".

Di seguito sono descritte le opzioni per configurare il flusso di informazioni da Fusion Operations a QuickBooks Desktop.

L'integrazione può essere impostata come manuale e/o automatica. In entrambi i casi, è possibile attivare il flusso di informazioni anche tramite un pulsante per inviare l'entità a QBD. Questo pulsante è visualizzato sulle entità Fusion Operations corrispondenti (come visualizzate di sotto per gli ordini di vendita).

Il flusso opposto è ugualmente supportato. Seguono le opzioni per configurare il flusso di informazioni da Quickbooks Desktop a Fusion Operations.

Le opzioni di sopra possono essere impostate come automatiche. Se si seleziona la modalità automatica, le entità selezionate verranno sincronizzate ogni 30 minuti. In caso contrario, gli utenti dovranno utilizzare l'opzione "Recupera ordini" all'inizio di ogni opzione.

Questa funzionalità attiva la sincronizzazione nelle opzioni selezionate per gli ordini che sono stati modificati/creati dopo la data specificata. Tutti gli ordini accanto a quelli annullati vengono recuperati dall'integrazione.

Queste due opzioni consentono di definire un intervallo temporali per la sincronizzazione degli ordini da QBD a Fusion Operations. Affinché possa essere eseguita la sincronizzazione, l'opzione automatica deve essere attiva.

Quando si creano voci nella scheda attività in QBD utilizzando i dati di Fusion Operations, è possibile scegliere tra alcune configurazioni; per accedervi, accedere a Campi avanzati.

Utilizzati per determinare la compilazione di cliente:processo in QBD qualora non venga trovato.

Utilizzati per compilare l'articolo di servizio in QBD.

Utilizzati per compilare l'articolo del libro paghe in QBD.

Utilizzato per creare dipendenti se non vengono trovati in QBD. Quando vengono creati i dipendenti, il nome del dipendente viene compilato in QBD utilizzando il nome del lavoratore in Fusion Operations.

Utilizzato per creare un processo cliente se non esiste nel QBD. Viene creato in base all'opzione selezionata in "Cliente:Processo".

Consente di impostare gli elementi temporali come fatturabili quando si creano elementi della scheda attività in QBD e quindi generare le buste paga dei lavoratori.

La sincronizzazione dell'inventario consente di inviare l'inventario da Fusion Operations a QBD. L'attivazione delle informazioni è solo di tipo manuale.

Quantità da inviare = Quantità in magazzino - Quantità sugli ordini

Se Quantità sugli ordini = Quantità non spedita in ordini di vendita aperti/chiusi che è possibile soddisfare (tali ordini non sono stati archiviati o l'ASN non è stato inviato).

Quando si invia l'inventario da Fusion Operations a QBD, vengono visualizzate le opzioni di sotto. Segue la spiegazione di ognuna.

Campo obbligatorio. Rappresenta l'account nel grafico degli account che consente di tenere traccia delle regolazioni. Nell'account di regolazione vengono apportate tutte le modifiche di inventario.

Commento che viene aggiunto ai record di regolazione dell'inventario. È possibile utilizzare questa opzione per identificare le regolazioni apportate da Autodesk Fusion Operations.

Questa opzione consente di definire una regola riguardo i prodotti per i quali modificare l'inventario in QBD. Per configurare questa opzione, contattare il team di supporto.

Se abilitata, questa opzione specifica il nome del campo di prodotto personalizzato, che verrà utilizzato per la corrispondenza con il nome dell'articolo QBD al posto del codice di prodotto Fusion Operations.

Consente di creare prodotti mancanti nell'entità finale QuickBooks Desktop per gli ordini di acquisto. Per conoscere l'ID del conto reddito, contattarci. Il nome completo del conto entrate deve essere compilato con il nome completo del conto in QBD.

Utilizzati per compilare la descrizione dell'elemento nell'entità finale in QBD. Se è selezionata l'opzione "Nome prodotto", questa può essere utilizzata per compilare il nome del prodotto in Fusion Operations, se il prodotto non esiste sul lato Fusion Operations (i prodotti sono sempre creati in Fusion Operations).

Utilizzati per impostare se il numero del documento nell'entità finale QBD deve essere migrato da un'entità Fusion Operations o se è un numero sequenziale (generato da QBD).

Utilizzati per compilare il nome del cliente sull'entità finale QBD. L'opzione "Campo personalizzato cliente QB" può essere impostata nella pagina di integrazione del Marketplace, nel campo "Cliente QuickBooks".

Utilizzati per compilare la data di creazione del documento sull'entità finale di QBD.

Utilizzati per compilare la data di spedizione del documento sull'entità finale del QBD.

Utilizzati per eseguire la migrazione del campo personalizzato nell'entità iniziale QBD all'entità finale di Fusion Operations.

Utilizzato per impedire la migrazione della categoria di prodotto in QuickBooks al codice prodotto in Fusion Operations quando i prodotti sono creati in Fusion Operations.

Utilizzato per trasferire i dati dai campi personalizzati di Fusion Operations ai corrispondenti campi personalizzati in QBD. Per eseguire questo trasferimento, è necessario che l'opzione "Salva codice entità di Fusion Operations a campo personalizzato QuickBooks" sia selezionata e identifichi il nome del campo personalizzato in QBD (campo personalizzato QuickBooks 1) e il nome corrispondente in Fusion Operations (campo personalizzato Fusion Operations 1). È importante notare che i nomi dei campi fanno distinzione tra maiuscole e minuscole.

Questa opzione è consentita nei seguenti flussi: ordine di vendita ad ordine di vendita, ordine di acquisto ad ordine di acquisto, ricezione su conto e spedizione a fattura.

1. Cosa succede se dopo aver inviato un ordine di vendita da QBD a Fusion Operations, il medesimo viene aggiornato in QBD?

In questo caso, le informazioni non verranno aggiornate in Fusion Operations. L'aggiornamento deve essere eseguito manualmente.

2. È possibile creare più spedizioni per lo stesso ordine di vendita in Fusion Operations?

La creazione di più spedizioni in uno stesso ordine di vendita non è supportata.

3. È possibile creare prodotti quando si inviano informazioni da Fusion Operations a QBD e viceversa?

La creazione di prodotti è disponibile solo quando si inviano informazioni da QuickBooks a Fusion Operations. Quando si utilizzano le azioni ordine di acquisto (QBD), viene creato un ordine di acquisto (Fusion Operations); stime crea un ordine di vendita e fattura crea un ordine di vendita; è possibile ignorare i nomi delle categorie di prodotti.

Se il prodotto in Fusion Operations non esiste in QBD, l'azione non funzionerà.

4. Come si fa a modificare la sincronizzazione per QBD ad un altro computer?

Contattarci per permettere di disconnettere la configurazione QBD esistente, generare un nuovo token e quindi consentire la configurazione di QBD su un nuovo computer.

5. Si può utilizzare l'integrazione se l'azienda non è basata negli Stati Uniti?

Le aziende che non sono basate negli Stati Uniti possono utilizzare l'integrazione QBD per inviare le informazioni da QBD a Fusion Operations. L'invio di dati da Fusion Operations a QBD non è invece possibile.

6. È possibile trasferire quantità parziali di spedizioni (fatture) e ricezioni (conti) di ordini di vendita e ordini di acquisto in corrispondenza?

No. La creazione di fatture e conti parziali non è attualmente supportata. Ogni volta che viene creata una fattura o un conto, conterrà sempre la quantità ordinata nell'ordine di vendita o nell'ordine di acquisto corrispondente.

7. Quando si invia un ordine di vendita in Fusion Operations, l'ordine di produzione e di vendita vengono chiusi in Fusion Operations, ma rimane un ordine di vendita aperto in QuickBooks Desktop.

Esiste un'opzione che consente la chiusura automatica di un ordine di vendita (al termine di QBD) quando viene creata una fattura da una spedizione?

Quando un ordine di vendita è stato completamente fatturato, quando ogni riga è stata fatturata per la quantità completa, il pulsante "Contrassegna come chiuso" è disattivato perché facendo clic su di esso non viene eseguita alcuna azione.
Il punto del pulsante Contrassegna come chiuso è forzare un ordine di vendita non fatturato o parzialmente fatturato in uno stato chiuso. La sola azione che sembra eseguire è aggiungere un segno di spunta a ogni riga dell'ordine di vendita che non ne ha già una. Una volta eseguita questa operazione, l'etichetta del pulsante passa a Contrassegna come aperto e la procedura viene invertita. Queste azioni, tuttavia, si applicano solo agli articoli di riga non fatturati o parzialmente fatturati nell'ordine di vendita. I segni di spunta rimangono validi per gli articoli completamente fatturati.

Se dopo aver letto questo articolo si hanno ancora dei dubbi, contattare Autodesk con la funzionalità live chat o direttamente il CSM.

Per ricevere assistenza, richiedere ad un esperto di Fusion Operations di essere contattati qui.