Autodesk Fusion Operations permet l’intégration avec Quickbooks Online et Quickbooks Desktop. Ces intégrations sont des connexions entre les deux applications qui travaillent ensemble pour partager des informations entre elles. Dans cet article, vous pouvez voir les flux de données et les déclencheurs disponibles.

Pour accéder à l’intégration, contactez votre responsable de compte ou votre équipe d’assistance.

Si vous n’avez pas encore configuré QuickBooks Desktop dans Fusion Operations, vous devez suivre cinq étapes préalables. Une fois que vous avez sélectionné l’intégration QBD, comme indiqué dans le paragraphe précédent, lisez attentivement les instructions de configuration fournies ci-dessous.

1. Installer l’agent

Tout d’abord, vous devez sélectionner le lien mis en surbrillance et procéder à l’installation de l’agent QuickBooks pour Fusion Operations (également connu sous le nom d’Autofy).

2. Jeton

Une fois l’installation terminée, vous devez générer un nouveau jeton en cliquant sur le bouton « GÉNÉRER UN JETON ». Ensuite, suivez les trois étapes indiquées dans l’image ci-dessous.

3. Tester la connexion

Pour vous assurer que la communication entre Fusion Operations et l’agent fonctionne correctement, cliquez sur le bouton « TESTER LA CONNEXION ».

4. Autoriser

Pour permettre l’accès aux informations dans QuickBooks Desktop/Enterprise for Fusion Operations QuickBooks Agent, appuyez sur le bouton « DEMANDER L’ACCÈS ».

Dans l’application QuickBooks Desktop/Enterprise, la fenêtre affichée dans l’image ci-dessous doit s’ouvrir. Vous devez choisir la dernière option, comme illustré dans l’image.

5. Confirmer

Enfin, il est essentiel de vérifier que Fusion Operations peut récupérer et envoyer des données dans QuickBooks Desktop/Enterprise. Pour cela, cliquez sur le bouton « TESTER L’ACCÈS ».

Vous trouverez ci-dessous les options possibles pour configurer les informations qui circulent entre Fusion Operations et Quickbooks Desktop.

L’intégration peut être définie comme manuelle et/ou automatique. Dans les deux cas, vous pouvez toujours déclencher le flux d’informations via un bouton pour que l’entité soit envoyée à QBD. Ce bouton s’affiche sur les entités Fusion Operations correspondantes (comme indiqué ci-dessous, pour les commandes client).

Le flux inverse est également possible. Vous trouverez ci-dessous les options permettant de configurer les informations qui circulent de Quickbooks Desktop vers Fusion Operations.

Les options ci-dessus peuvent être définies automatiquement ou non. Si le comportement automatique est sélectionné, les entités sélectionnées sont synchronisées toutes les 30 minutes. Si le comportement n’est pas défini sur Automatique, les utilisateurs doivent utiliser l’option « Récupérer les ordres », devant chaque option.

Cette fonction déclenche la synchronisation dans les options sélectionnées pour les ordres modifiés/créés après la date spécifiée. Tous les ordres, à l’exception de ceux annulés, sont récupérés par l’intégration.

Ces deux options permettent de définir un intervalle de temps particulier pour les ordres à synchroniser entre QBD et Fusion Operations. L’option Automatique doit être activée pour que la synchronisation puisse être effectuée.

Lors de la création d’entrées de feuille de temps dans QBD à l’aide des données de Fusion Operations, plusieurs configurations sont possibles dans le champ avancé.

Permet de déterminer comment remplir la tâche client dans QBD au cas où elle est introuvable.

Permet de remplir l’élément de service dans QBD.

Permet de remplir l’élément de paie dans QBD.

Permet de créer des employés si ceux-ci ne sont pas disponibles dans QBD. Lorsque des employés sont créés, leur nom est renseigné dans QBD à l’aide du nom d’opérateur dans Fusion Operations.

Permet de créer la tâche client au cas où elle n’existe pas dans QBD. Elle est créée en fonction de l’option sélectionnée dans « Tâche client ».

Définit les écritures d’heures comme facturables lors de la création d’entrées de feuille de temps dans QBD, ce qui permet de générer les salaires des opérateurs.

La synchronisation du stock vous permet d’envoyer le stock de Fusion Operations vers QBD. Le déclencheur d’informations peut uniquement être manuel.

Quantité à envoyer = Quantité en stock - Quantité sur les commandes

Lorsque la quantité sur les commandes est égale à la quantité non expédiée dans les commandes client ouvertes/fermées pouvant être satisfaites (ces commandes n’ont pas été archivées ou l’ASN n’a pas été envoyé).

Lors de l’envoi du stock de Fusion Operations à QBD, les options ci-dessous s’affichent. Leur explication est fournie ci-dessous.

Champ obligatoire. Représente le compte dans votre plan comptable afin de suivre vos ajustements. Il s’agit du compte d’ajustement sur lequel toutes les modifications de stock seront effectuées.

Commentaire qui sera ajouté aux enregistrements d’ajustement de stock. Vous pouvez l’utiliser pour identifier les ajustements effectués par Autodesk Fusion Operations.

Cette option vous permet de définir une règle concernant les produits pour lesquels le stock doit être ajusté dans QBD. Pour configurer cette fonctionnalité, contactez l’équipe d’assistance.

Si cette option est activée, il s’agit du nom du champ personnalisé du produit dont la valeur sera utilisée pour correspondre au nom de l’élément QBD, au lieu du code produit Fusion Operations.

Permet de créer des produits manquants dans l’entité de fin de Quickbooks Desktop pour les bons de commande. Si vous avez besoin d’aide pour connaître votre ID de compte de revenu, veuillez nous contacter. Le nom complet du compte de revenu doit être indiqué avec le nom complet du compte dans QBD.

Permet de renseigner la description de l’élément dans l’entité de fin QBD. Si l’option « nom du produit » est sélectionnée, elle peut également être utilisée pour indiquer le nom du produit Fusion Operations si le produit n’existe pas du côté de Fusion Operations (les produits sont toujours créés dans Fusion Operations).

Permet de définir si le numéro de document dans l’entité de fin QBD migre à partir de l’entité Fusion Operations ou s’il s’agit d’un numéro séquentiel (généré par QBD).

Permet de renseigner le nom du client sur l’entité de fin QBD. L’option « Champ personnalisé de client QuickBooks » peut être définie sur la page d’intégration Marché (champ « Client Quickbooks »).

Permet de renseigner la date de création du document sur l’entité de fin de QBD.

Permet de renseigner la date d’expédition du document sur l’entité de fin de QBD.

Permet de migrer le champ personnalisé de l’entité de départ QBD vers l’entité de fin de Fusion Operations.

Permet d’empêcher la migration de la catégorie du produit dans QuickBooks vers le code produit dans Fusion Operations lorsque les produits sont créés dans Fusion Operations.

Cette option permet de transférer des données à partir de champs personnalisés dans Fusion Operations vers les champs personnalisés correspondants dans QBD. Pour effectuer ce transfert, vous devez avoir l’option Enregistrer le code d’entité Fusion Operations dans le champ personnalisé Quickbooks sélectionnée et identifier le nom du champ personnalisé dans QBD (Champ personnalisé QuickBook 1) et son nom correspondant dans Fusion Operations (Champ personnalisé Fusion Operations 1). Il est important de noter que les noms de champs sont sensibles à la casse.

Cette option est autorisée dans les flux suivants : Commande client à Commande client, Bon de commande à Bon de commande, Réception à Facture et Expédition à Facture.

1. Que se passe-t-il si, après l’envoi d’une commande client de QBD vers Fusion Operations, la même commande client est mise à jour sur l’entité de fin QBD ?

Dans ce cas, les informations ne sont pas mises à jour dans Fusion Operations. La mise à jour doit être effectuée manuellement.

2. Comment créer plusieurs expéditions pour la même commande client dans Fusion Operations ?

La création de plusieurs expéditions dans une commande client n’est pas prise en charge.

3. Est-il possible de créer des produits lors de l’envoi d’informations de Fusion Operations vers QBD, et vice-versa ?

La création de produits est uniquement disponible lors de l’envoi d’informations de Quickbooks vers Fusion Operations. Lorsque vous utilisez les actions, le bon de commande (QBD) crée un bon de commande (Fusion Operations), l’estimation crée une commande client et la facture crée une commande client. Vous pouvez ignorer les noms des catégories de produits.

Si le produit dans Fusion Operations n’existe pas dans QBD, l’action ne fonctionnera pas.

4. Si je veux définir la synchronisation de QBD sur un autre ordinateur, que dois-je faire ?

Contactez-nous pour déconnecter la configuration QBD existante, générer un nouveau jeton et vous pourrez ensuite configurer QBD sur le nouvel ordinateur.

5. Puis-je utiliser l’intégration si mon entreprise est située en dehors des États-Unis ?

Vous pouvez utiliser l’intégration QBD si votre société est située en dehors des États-Unis pour envoyer des informations de QBD à Fusion Operations. Vous ne pouvez pas envoyer des données de Fusion Operations vers QBD.

6. Puis-je transférer des quantités partielles dans les expéditions (factures) et dans les réceptions (factures) de commandes client et de bons de commande, respectivement ?

Non. La création de factures et de factures partielles n’est pas prise en charge pour le moment. Chaque fois qu’une facture est créée, elle contient toujours la quantité commandée sur la commande client ou le bon de commande correspondant.

7. Lorsque j’expédie une commande client dans Fusion Operations, l’ordre d’exécution et la commande client dans Fusion Operations sont fermés, mais la commande client reste ouverte dans QuickBooks Desktop.

Existe-t-il une option qui permet de fermer automatiquement une commande client (côté QBD) lorsqu’une facture est créée à partir d’une expédition ?

Lorsqu’une commande client a été entièrement facturée, lorsque chaque ligne a été facturée pour la quantité totale, le bouton « Marquer comme fermé » est désactivé, car il n’a plus d’utilité.
Le bouton « Marquer comme fermé » permet de fermer de manière forcée une commande client non facturée ou partiellement facturée. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, une coche est ajoutée sur chaque ligne de la commande client qui n’a pas encore été cochée. Ensuite, le libellé du bouton devient « Marquer comme ouvert », ce qui inverse la procédure. Toutefois, ces actions s’appliquent uniquement aux articles non facturés ou partiellement facturés de la commande client. Les coches sont conservées sur les articles entièrement facturés.

Si vous avez encore des doutes, n’hésitez pas à nous contacter via le chat en direct ou à contacter directement votre responsable de compte client.

Besoin d’aide ? Demandez à un expert Fusion Operations de vous contacter ici.