Avant de créer ou de charger un document dans votre bibliothèque de documents de qualité, vous devez créer une structure qui vous permettra d’organiser votre centre de documentation, c’est-à-dire des dossiers et des types de documents.
Création d’un dossier
1. Dans le menu Qualité, sélectionnez l’option Gestion de documents.
2. Cliquez sur + Ajouter un dossier.
3. Écrivez le nom que vous souhaitez attribuer à votre dossier, puis cliquez sur Enregistrer le dossier.
Création d’un type de document
1. Dans l’option Gestion de documents, cliquez sur l’icône Engrenage.
2. Cliquez sur l’option Types de documents pour activer cette option.
3. Cliquez sur + Ajouter un type de document
4. Écrivez le type du document dans le champ spécifique.
5. Vous pouvez sélectionner deux options :
Auditable : sélectionnez cette option lorsque le document ne peut pas être supprimé
Révisable : sélectionnez cette option lorsque le document peut comporter plusieurs versions
6. Cliquez sur Enregistrer le type de document si vous avez terminé cette tâche ou sur Enregistrer et ajouter un autre pour ajouter un autre type de document.
Création d’un document
1. Cliquez sur + Ajouter un document
2. Sélectionnez le fichier que vous voulez utiliser.
3. Indiquez le nom du fichier, sélectionnez le dossier parent et le type de document.
4. Cliquez sur Enregistrer le document si vous avez terminé d’ajouter des documents ou sur Enregistrer et ajouter un autre pour ajouter un autre document.
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